Сочинение на тему Исследование процесса и важности организационных изменений на примере Медицинского факультета Университета Южного Иллинойса

История организации и рабочего процесса

Медицинский факультет Университета Южного Иллинойса (SIU-SOM) находится в Спрингфилде, штат Иллинойс. SIU-SOM является частью Университета Южного Иллинойса в Карбондейле (SIU-C). SIU-C – это место, где студенты проводят первый год в медицинской школе. Последние три года медицинской школы находятся в кампусе Спрингфилд. Я работаю в Управлении по делам студентов в качестве помощника по поддержке. Моя основная обязанность заключается в обеспечении административной поддержки, ведении ведомственных календарей, закупке расходных материалов, управлении запасами и других задачах, предусмотренных для оперативных и административных потребностей Управления по делам студентов.

Положение, в котором я нахожусь, требует пристального внимания к деталям и умения быстро учиться. Управление по делам студентов – это ресурс для будущих и будущих студентов-медиков. Мы также занимаемся студенческими организациями, студенческими мероприятиями и выпускниками. Посредством бесчисленных услуг, программ и мероприятий офис поддерживает и поощряет интеллектуальное, личное, социальное и культурное развитие всех студентов. Полный набор обязанностей офиса делает его идеальным местом для направления всех запросов. Персонал всегда готов ответить на вопросы, касающиеся приема, финансовой помощи, регистрации, консультирования и выпускных требований. Рабочий процесс, который я выбрал, – это управление запасами. Задача управления запасами в отделе студенческих дел, чтобы иметь возможность эффективно и результативно отслеживать и заказывать продукты, необходимые для офиса. Это было одной из моих основных обязанностей с тех пор, как я начал работать на этой должности.

Каждую неделю я делаю инвентаризацию того, что находится в кладовке, и что людям особенно нужно в офисе. SIU-SOM заключает контракт с определенными поставщиками, которые мы должны использовать для поставок. Я хочу создать таблицу Excel, в которой основное внимание будет уделено тем элементам, которые у нас есть, и элементам, которые нам нужны. Я считаю, что это может быть более практичным, экономичным и выгодным способом заказа канцелярских товаров для небольших офисных помещений.

Значимость перемен

Чтобы разработать план действий или изменить процесс управления запасами, потребуется много усилий, знаний и информации. Существует необходимость в том, чтобы это изменение происходило на основе заказа дублирующих элементов и исчерпания других. В конце каждого финансового года офис проверяет каждый счет. Разные школьные и студенческие счета связаны с различными расходными материалами и событиями в течение года. С каждой учетной записью связан определенный номер бюджетного назначения. Этот номер цели бюджета показывает кредиторскую задолженность, для какой группы или отдела была сделана покупка. Код объекта покажет тип покупки. Несколько примеров различных объектных кодов могут быть связаны с канцелярскими товарами, мебелью, тонером для принтера или продуктами питания. Изучение организационных изменений – это то, что облегчает и усиливает эффективные изменения в организациях. Изменения могут происходить в организации разными способами, за последние несколько лет SIU-SOM видела много разных типов изменений. Как объясняет учебник, существует два типа: трансформационные (революционные) и транзакционные (эволюционные) изменения.

Основной уровень изменений, на который может повлиять рабочий процесс управления запасами, – это отдельная единица (я). Я единственный, кто выполняет этот рабочий процесс, поэтому, чтобы сделать его более эффективным, я создам электронную таблицу, которая рассчитывает каждый элемент инвентаря. В таблице будут указаны конкретные имена для каждого элемента и категории, которые нужно искать. Этот новый процесс положит конец неразберихе с количеством необходимых материалов или с заказами уже имеющихся у нас. В целом значение этого простого изменения сделает инвентаризацию намного проще для офиса. Если кто-то хочет или нуждается в чем-то, все, что мне нужно сделать, это открыть электронную таблицу, найти предмет и посмотреть, есть ли он у нас или нужно ли его заказывать.

Драйверы изменений

В таких организациях, как моя, внешние факторы окружающей среды могут влиять на то, что вы можете и не можете делать. Внешняя среда рассматривается с точки зрения «экологических сценариев». Экологический сценарий – это когда члены пытаются предсказать будущее организации и смогут ли они адаптироваться. Это когда члены организации вовлекаются в процесс будущих бизнес-условий, а не только в окружающую среду. Эти члены готовятся ответить по мере необходимости.

Технология – это постоянный драйвер для множества разных вещей. Так важно не отставать от новых программ и программного обеспечения, чтобы принести пользу себе и офису. Мне нужно будет доказать, что эта система должна быть электронной, а не просто игрой «Я шпион» в шкафу. Я помещал всю информацию в электронную таблицу Excel и сохранял ее на общем диске студенческих дел. Этот общий диск доступен каждому в офисе студенческих дел. Если кому-то нужно проверить расходные материалы, а меня в этот день нет, они могут проверить сами. Этот технологический аспект системы будет полезен для офиса во многих отношениях. Это не только сэкономит офисные деньги, но и поможет каждому быстрее найти то, что ему нужно. Если другие сотрудники в офисе не видят необходимости в изменении системы инвентаризации, они могут не поддержать ваши усилия по внесению изменений. Внедрение электронной таблицы Excel, содержащей всю информацию, необходимую для переупорядочения и поиска расходных материалов, значительно сократит затраты на чрезмерный заказ.

Прежде чем я занял свою позицию, девушка, которая была здесь до меня, заказала случайные вещи, даже не проверив сначала. Это не был эффективный способ управления запасами. Это стоило офису ненужных средств, и теперь у нас лежат неиспользованные материалы. Знать, сколько нужно и сколько в настоящее время принадлежит, было бы намного проще, просто взглянув на электронную таблицу. Усилия по организационному развитию Организационное развитие (ОП) – это когда организация улучшает стратегии и понимает изменения, которые они вносят в бизнес. Одним из наиболее часто цитируемых определений OD является Ричард Бекхард (Richard Beckhard, 1997), один из первых лидеров в области OD: это запланированная общесистемная программа изменений, которая использует знания в области поведенческих наук для перевода организации в новое состояние.

Усилия ОД для процесса управления запасами будут заключаться в ограничении доступа к расходным материалам, наличии письменной процедуры или электронной таблицы для управления системами снабжения и лучшей группировке для расходных материалов в шкафу. Я также хотел бы установить точку заказа в офисе для больших расходных материалов, таких как бумага для принтера и ручки. Этот план поможет сократить расходы на уже имеющиеся у нас материалы или предметы, которые не являются необходимыми для департамента. Действие обучения (AL) – это подход, который я полностью хочу использовать для этого изменения. AL – это подход к работе с людьми для развития, а иногда и изменения и трансформации их и их организации. Я хотел бы предложить имитацию прошлых заказов, принадлежащих принадлежностей и расходных материалов, необходимых в электронных таблицах, и включать в себя как действия, так и обучение. Я лучше учусь, когда вижу что-то визуально и физически. Это также дало бы моей группе возможность практиковать новую систему в безопасной среде.