Сочинение на тему Применение системы электронного управления записями

2.1 Введение Система управления электронными записями – это компьютерная программа или набор приложений, предназначенных для отслеживания и хранения записей. Программа может использоваться для управления созданием и ведением записей, применением графиков хранения и утилизации, а также для контроля доступа и использования. Основными бизнес-причинами для системы электронного управления записями было обеспечение совместного использования документов на нескольких сайтах, облегчение поиска информации, прекращение дублирования и контроль версий для повышения эффективности работы Estates. Сначала считалось, что система электронного документооборота сделает все, что требуется, и это, вероятно, отвечало бы деловым причинам системы. Однако причины, связанные с соблюдением, привели к приобретению системы, которая могла бы обеспечить как простоту работы, так и контроль версий управления документами, а также юридическую надежность и контроль хранения управления записями. Цель этой главы – рассмотреть литературные источники, относящиеся к области исследования, чтобы определить, что было сделано и что не было сделано по этой теме.

2.2 Информационная система управления электронными записями McLeod (1996) в своем обзоре отчета о стратегии управления документами утверждает, что:… Наиболее важные факторы успеха для систем управления электронными записями, практически независимо от сектора бизнеса, включают более быстрое выполнение задач, улучшенное качество, снижение затрат, а также другие существенные проблемы в записях, такие как выполнение требований законодательства и повышение безопасности записей. Основные преимущества заключаются в том, что работа выполняется легче с меньшими усилиями и выполняется быстрее; это сделано с лучшим качеством. Об этом также легче узнать потом. Широко известно, что внедрение АСЭД является длительным и сложным процессом. Однако в научной литературе также признается, что внедрение АСЭД имеет смысл благодаря многочисленным преимуществам, которые имеет АСЭД. (Johnston and Bowen, 2005). Таким образом, широко признается, что АСЭД может привести к меньшим усилиям по координации, более высокому качеству, более высокой эффективности и большей ремонтопригодности (Reijers et al., 2003) и что она может стимулировать прозрачность и подотчетность. Таким образом, предоставляя объективный, точный и записанный отчет об ответственности. Прямые выгоды от использования электронных систем управления записями включают повышение производительности, сокращение затрат, экономию места и общее улучшение рабочих процессов (Johnston & Bowen, 2005)

2.3Преимущества систем управления электронными записями Автоматизированная система, используемая для управления созданием, использованием, обслуживанием и удалением созданных в электронном виде записей в целях предоставления доказательств деловой активности. Эти системы поддерживают соответствующую контекстную информацию (метаданные) и связи между записями, чтобы подтвердить их ценность в качестве доказательства (Национальный архив Австралии, 2005 г.). Бумажные записи могут быть только в одном месте одновременно. Электронные записи могут просматривать многие люди одновременно. Это имеет преимущества с точки зрения доступа: пользователи в разных местах могут обсуждать одну и ту же запись, или разные пользователи могут использовать одну и ту же запись для разных целей. Удаленный доступ к записям сотрудников, которые не находятся в офисе, является существенным преимуществом. (Агентство благоустройства и развития, н.д.). (Salford City Council, 2005)

2.3.1 Доступ и удобство для пользователя Бумажные записи могут быть одновременно только в одном месте. Записи в электронной системе управления записями, размещенные на центральном сервере, могут быть просмотрены многими людьми одновременно. Это имеет преимущества с точки зрения доступа. Пользователи в разных местах могут использовать одну и ту же запись, или разные пользователи могут использовать одну и ту же запись для разных целей. Удаленный доступ к записям сотрудников, которые не находятся в офисе, стал значительным преимуществом для одного проекта. (Агентство благоустройства и развития, н.д.). Это обеспечивает несколько материальных и нематериальных преимуществ. Например, производительность обработки налогов и льгот Совета увеличилась на 15–20 процентов, а производительность при переплатах в муниципалитете Солфорда – на 48 процентов. Важные нематериальные выгоды включают повышенный уровень удовлетворенности и мотивации персонала (Городской совет Солфорда, 2005 г.). В связи с этим, системы управления электронными записями важны для академических учреждений в тех отделах, где такие отделы, как школы, финансы, экзаменационные центры и студенты, которым необходим доступ к этим записям в любое время, имеют удобный доступ к ним из удаленных мест. Он должен быть размещен только на центральном сервере. Это поможет в повышении эффективности, результативности и качества работы и предоставления услуг. С точки зрения хранения записей, пространство является важным вопросом для рассмотрения. Для системы управления электронными записями требуется только одна копия записи, хранящейся в системе, и, таким образом, к ней могут одновременно обращаться многие пользователи из разных мест. Это помогает в управлении экономией дискового пространства.

2.4 Ресурсы, доступные для поддержания АСЭД Система электронного управления записями является очень сложной информационной системой. Требования к нему весьма разнообразны и уникальны. В основном, почти во всех типах информационных систем требования подразделяются на две, и это функциональные требования и нефункциональные требования. Функциональные требования – это требования, которые должна иметь информационная система для бесперебойной работы. Нефункциональные требования – это требования, которые технически поддерживают работу информационной системы. Примеры функциональных требований включают компьютерное аппаратное и программное обеспечение, в то время как нефункциональные требования включают жилье и человеческую рабочую силу. Информационные системы разрабатываются на основе этих двух требований [Satzinger, Jackson & Burd, 2009]; [Shelly & Rosenblatt, 2010].

3.0 ГЛАВА ТРЕТЬЯ

3.1 Введение В этой главе описываются конкретные стратегии, используемые при анализе сбора данных. Он фокусируется на области исследования, дизайне исследования, изучаемой популяции, методах отбора проб и описании инструментов исследования, сборе данных, процедурах и анализе данных.

3.1 Область обучения Исследование будет проводиться в Университете Найроби, кампус Чиромо. Эта область исследования выбрана из-за ее местоположения, так как она основана около Найроби Вестлендс, и поэтому исследователь не будет испытывать пробки на дороге во время проведения этого исследования.

3.2 Методология исследования Исследователь будет использовать смешанный метод исследования, который даст исследователю исчерпывающие результаты, относящиеся к исследуемому вопросу исследования. Это дает исследователю возможность получить результаты исследования из различных методов исследования, таких как вопросники и интервью, что дает исчерпывающие и удовлетворительные результаты. Исследование с использованием смешанных методов – это тип исследования, в котором исследователь или группа исследователей объединяет элементы качественного и количественного исследования. подходы (например, использование качественных и количественных точек зрения, сбор данных, анализ, методы вывода) для широкой цели широты и глубины понимания и подтверждения (Johnson et al., 2007, p. 123).

3.3 Инструменты сбора данных Инструменты для исследования будут включать

3.3.1 Анкеты Исследователь будет использовать как структурные, так и неструктурированные анкеты. Анкеты будут иметь как структурированные, так и неструктурированные заранее определенные вопросы. Анкеты будут вручены респондентам вручную, и им будет предоставлена ​​возможность заполнить их, после чего они будут собраны для анализа.

3.3.2 Электронная почта Исследователь также отправит вопросы по электронной почте респондентам, а затем проанализирует ответы респондентов.

3.3.4 Интервью Исследователь проведет сеанс вопросов и ответов с респондентами, чтобы собрать данные из их ответов.

3.3.5 Документальный анализ. Исследователь также проверит прошлые исследования, журналы и даже учебники, чтобы собрать данные по теме исследования для анализа.

3.4 Методы отбора проб. Это процесс идентификации и выбора представителей населения в качестве репрезентации в исследовании, чтобы дать ответ на искомый вопрос. Исследователь будет использовать метод вероятности / случайной выборки в исследовании и, более того, однородную выборку, которая идентифицирует образцы с аналогичными характеристиками с особым интересом, необходимым исследователю. 3.5 Выборочная совокупность. Согласно исследованию, выборка населения представляет собой процесс отбора подгруппы субъектов, представляющих всю популяцию. Выборка должна иметь достаточный размер, чтобы гарантировать статистический анализ. Исследователь также примет восемьдесят (80) человек в качестве совокупной выборочной совокупности, необходимой для достижения ожидаемых результатов для вышеуказанного вопроса исследования. 3.6 Методы анализа данных После сбора данных от респондентов, таких как вопросники, интервью и документальный анализ, исследователь проверит их достоверность и актуальность, используя как качественные, так и количественные методы. Это будет включать описательные статистические и нестатистические методы для генерации средних, процентных соотношений и частот. Данные будут очищены, закодированы, обобщены и проанализированы, а затем представлены с использованием таблиц, графиков и круговых диаграмм. 3.6 Надежность и обоснованность Ответы респондентов будут рассматриваться с высокой степенью конфиденциальности. На протяжении всего исследования будут наблюдаться этические проблемы, и объективность будет в центре внимания исследования