Сочинение на тему Бухгалтерские и розничные тематические исследования

За последние четыре месяца показатель добавления новых клиентов увеличился на 10%

Последовательное соблюдение 95-96% сроков работы с клиентами – бухгалтерский учет и 99,5% в расчетах заработной платы.

Client

Быстроразвивающаяся компания по производству и продаже мебели среднего размера, базирующаяся в штате Айдахо в США, которая обслуживает крупные розничные компании, такие как Home Depot, а также розничные клиенты. Существующие системы учета клиентов и системы торговых точек (POS) были в NetSuite.

Процесс

У клиента было несколько требований к учету, управлению запасами и управлению процессами продаж. Основные требования перечислены ниже –

 
1. 1. Были некоторые существенные бухгалтерские ошибки / упущения, которые были допущены их более ранним бухгалтером. Клиент хотел, чтобы мы решили эти ошибки, связанные с учетом, инвентаризацией и расчетом заработной платы.

 

2. 2. Миграция учета, управления запасами и POS-системы из NetSuite в QuickBooks. Выбор правильного решения QB был частью фазы миграции.

 

3. 3. Формулирование нового списка элементов (вместе со структурой кодирования элементов) для новых программных продуктов

 

4. 4. Управление всем бэк-офисом из Индии, включая дебиторскую и кредиторскую задолженность, сверку банковских и кредитных карт, обработку платежных ведомостей и ведение главной книги из Индии.

Проблемы

Это было одно из самых сложных заданий, принятых нашей командой из-за многочисленных действий, вовлеченных в проект (некоторые из которых выходили за рамки бухгалтерских услуг). Некоторые из ключевых проблем, с которыми мы столкнулись при выполнении задания, выделены ниже.

 
1. Перенос большого объема финансовых данных из NetSuite в QuickBooks. Система учета клиентов имела огромный список товаров, подробную информацию об отдельных розничных сделках и многочисленные справочные документы сотен клиентов. Например, список элементов, который мы создали для клиента, содержал примерно 8000 нечетных элементов.

 

2. Создание подходящей структуры кодирования продуктов и иерархии продуктов. У клиента не было существующей политики или структуры в кодах продуктов. Многие товары были отнесены к разной категории, поскольку им не был присвоен код продукта. Это создало большую сложность и сложность в отслеживании транзакций.

 

3. Очистка и исправление ошибок в существующих учетных системах и разработка нового плана счетов для клиента в QuickBooks. Это проверило наше ноу-хау в различных областях, таких как банковская выверка, инвентаризация, кредиторская задолженность, отслеживание возмещения, обработка возвратных платежей и возвратных заказов, транзакции баланса и расчет заработной платы.

 

4. Ввод 5-месячных транзакций в QuickBooks за короткий промежуток времени до начала текущей бухгалтерии. Более 1500 транзакций в QuickBooks должны были быть введены нашим бухгалтером. Это включало ввод заказов на продажу, заказов на покупку, чеков, уведомлений о денежных переводах, счетов-фактур, счетов и т. Д.

Решение

Поскольку у клиента было несколько требований, мы начали с разделения проекта на несколько этапов с четкой временной привязкой к каждому этапу. Краткий обзор каждой фазы выделен ниже.

Этап очистки и исправления Действия по очистке и исправлению в NetSuite были предприняты первыми. Был разработан контрольный лист для отслеживания влияния нашей деятельности на остатки на счетах. Мы разработали несколько решений таких проблем, как обработка возвратных платежей, корректировка остатков запасов на конец года и возмещение расходов на перевозку. Для каждого решения было четко выделено влияние на отчет о прибылях и убытках и баланс. Перед началом этапа миграции мы также помогли клиенту выбрать правильную версию QuickBooks – Manufacturing and Wholesaling Premier. Относительные преимущества различных версий, таких как версии Pro, Premier, Enterprise, для общих и отраслевых решений сравнивались по разным параметрам, таким как актуальность для мебельной и обрабатывающей промышленности, размер базы данных, отслеживание запасов и функции обработки транзакций продаж.

Миграция с NetSuite на QuickBooks Этап миграции (включающий миграцию данных с NetSuite на QuickBooks) был для нас непростым по нескольким причинам: лицензия клиента на NetSuite истекала в короткие сроки, значительный объем данных (близкий к 8000 товаров и 1500 транзакций) и наш ограниченный опыт работы с NetSuite в прошлом.

Первым шагом на этапе миграции было создание пересмотренного плана счетов в QuickBooks. Мы провели полный анализ существующего плана счетов, включая документирование текущих и будущих потребностей в бухгалтерском учете (например, упрощение определенных счетов расходов, распределение затрат по разным магазинам) и сравнение со стандартными шаблонами планов счетов, используемыми в мебельной промышленности. Учетные записи были рационализированы, и были добавлены новые учетные записи / позиции для удовлетворения некоторых будущих потребностей клиента, таких как учет подарочных сертификатов и потребительского финансирования, управление продажами консигнации и использование нескольких учетных записей для отслеживания различных типов запасов (выполненных, не выполненных и повреждены).

Затем все соответствующие отчеты были сгенерированы из NetSuite и сохранены для дальнейшего использования в легко доступной для поиска структуре папок. Около 200 отчетов были экспортированы из NetSuite. Сокращение ручного ввода транзакций было необходимо для обеспечения точности перенесенных данных и сокращения времени доставки проекта. Это было сделано путем экспорта всех соответствующих данных из NetSuite в виде файлов IIF, настройки файлов IIF для импорта в QuickBooks (с использованием расширенных методов сопоставления данных и импорта в QuickBooks), а затем импорта этих файлов в QuickBooks. Мы также должны были настроить настраиваемые поля для каждого элемента, так как клиент хотел отслеживать производственные номера, размеры продукта, цены и информацию о предпочтительном поставщике среди других. Разместите импорт этих кодов товаров; мы рассмотрели коды на точность в различных областях. Мы перенесли данные для около 8000 элементов и около 1500 транзакций. Введенные сальдо в QuickBooks сравнивались с фактическими сальдо в NetSuite с использованием нескольких инструментов отчетности из NetSuite и QuickBooks, таких как отчеты об устаревании AP / AR, регистрационные данные ключевых учетных записей, отчеты главной книги, кроме баланса и отчетов о прибылях и убытках.

Текущая фаза бухгалтерского учета Постоянный бухгалтерский учет привел к некоторым осложнениям, связанным с процессом, поскольку некоторые операции будут выполняться в режиме реального времени из США. Эта необходимость возникла потому, что клиент использовал QuickBooks в качестве интегрированного решения, охватывающего POS (Point of Sale), обработку торговых карт, внутренний учет и функции отслеживания запасов. Это требовало работы в многопользовательской среде (работа из разных мест), четкого разграничения деятельности в режиме реального времени (на суше) и не в режиме реального времени (на море), точного отображения действий и рабочих процессов и постоянного общения между США и Индией. конец. Процедуры рабочего процесса были подготовлены для каждой бухгалтерской деятельности, установлены руководящие принципы отчетности и форматы, распространенные среди оперативного персонала в США и Индии. Мы также включили процедурные изменения и установили сроки для США и Индии. Например, была установлена ​​четкая конечная дата для ежемесячного закрытия книг, и соответственно были рассчитаны сроки ввода данных (например, получение выписок по счету).

Преимущества

На этапе очистки и миграции клиент получил экономию примерно в 50-55% от своих бюджетных показателей. Для текущего учета наблюдаемая экономия составляет около 30-40%. Кроме того, клиент сообщил о следующих преимуществах:

 
1. Аккаунты обновляются значительно быстрее, чем до этого соглашения.

 

2. Точная и всесторонняя миграция учетных данных.

 

3. Хорошо организованный план счетов и четко определенная структура кода продукта. Ранее у клиента были избыточные учетные записи и несколько позиций с неназначенными кодами продуктов.

 

4. Улучшенный финансовый контроль благодаря регулярной управленческой отчетности и большей точности финансовых данных.

 

5. Существующие сотрудники могут уделять больше внимания продажам и развитию бизнеса, а не тратить время на работу по учету. Это является критически важным преимуществом, так как клиент может выделять больше ресурсов на функции фронтальных продаж.